Namiot eventowy czy klasyczne stoisko? Co sprawdzi się lepiej na wydarzeniu plenerowym?

Udział w wydarzeniu plenerowym wymaga innego podejścia niż przygotowanie ekspozycji w hali targowej. Na zewnątrz liczy się nie tylko wygląd stanowiska, ale również ochrona przed słońcem i opadami, stabilność konstrukcji, szybkość montażu oraz możliwość sprawnego spakowania całego wyposażenia po zakończeniu imprezy. Dlatego przed wyborem pomiędzy klasycznym stoiskiem a namiotem eventowym warto zastanowić się, w jakich warunkach marka będzie prezentować swoją ofertę i jak stanowisko ma być wykorzystywane w ciągu dnia.

Klasyczne stoisko daje dużą swobodę aranżacji

Pod pojęciem klasycznego stoiska eventowego może kryć się wiele rozwiązań: zabudowa modułowa, ścianki reklamowe, lada, roll-upy, flagi, ekspozytory czy meble tworzące wydzieloną przestrzeń marki. Taki układ dobrze sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy wydarzenie odbywa się w miejscu częściowo lub całkowicie osłoniętym.

Dużą zaletą klasycznej zabudowy jest swoboda projektowania komunikacji wizualnej. Można tworzyć otwarte stanowisko, które z kilku stron zaprasza uczestników do środka, eksponować produkty na podestach albo przygotować strefę do rozmów. Łatwo również modyfikować liczbę elementów zależnie od powierzchni przydzielonej przez organizatora.

W plenerze pojawia się jednak dodatkowy problem: brak dachu. Sama ścianka reklamowa czy lada nie zabezpieczą pracowników, materiałów drukowanych, sprzętu elektronicznego ani prezentowanych produktów przed nagłym deszczem lub mocnym słońcem. Dlatego klasyczne stoisko na otwartej przestrzeni często i tak wymaga dodatkowego zadaszenia.

Namiot eventowy tworzy od razu wydzieloną strefę

Namiot łączy kilka funkcji w jednej konstrukcji. Wyznacza granice stanowiska, zapewnia zadaszenie i jednocześnie może być nośnikiem identyfikacji wizualnej. W zależności od konfiguracji można wykorzystać dach, pełne lub częściowe ściany boczne, a wnętrze uzupełnić o ladę, stoliki, ekspozytory czy materiały promocyjne.

Ma to znaczenie zwłaszcza podczas wydarzeń odbywających się przez wiele godzin. Stanowisko może służyć nie tylko do prezentowania oferty, ale także jako miejsce obsługi klientów, prowadzenia rozmów, przechowywania materiałów czy chwilowego schronienia przed warunkami atmosferycznymi.

Namioty eventowe są wykorzystywane m.in. na targach, festiwalach, imprezach sportowych oraz wydarzeniach firmowych. Dostępne konstrukcje różnią się przy tym rozmiarami i charakterem, dzięki czemu namiot nie musi oznaczać dużej hali — może być również niewielkim, pojedynczym stanowiskiem promocyjnym.

Pogoda może przesądzić o wyborze

W hali warunki są przewidywalne. W plenerze nawet dobrze przygotowany scenariusz wydarzenia może zmienić kilkunastominutowa ulewa, silne słońce albo wiatr. Z tego powodu odporność i sposób zabezpieczenia stanowiska powinny znaleźć się wysoko na liście kryteriów wyboru.

Namiot daje w tej sytuacji przewagę wynikającą z samej konstrukcji. Poszycie tworzy zadaszenie, a zastosowanie ścian pozwala dodatkowo osłonić część stanowiska. Nie zwalnia to oczywiście z konieczności prawidłowego montażu i kotwienia zgodnego z wymaganiami konkretnego systemu oraz warunkami wydarzenia.

Przy klasycznej otwartej ekspozycji trzeba natomiast oddzielnie zastanowić się nad ochroną sprzętu, próbek czy materiałów promocyjnych. Jeżeli prognoza pogody jest niepewna, lekkie elementy reklamowe również mogą wymagać dodatkowego zabezpieczenia.

Co z szybkością montażu?

Na wydarzeniach plenerowych czas przygotowania stanowiska często jest ograniczony. Organizator udostępnia teren w określonych godzinach, samochody techniczne muszą opuścić strefę przed wejściem uczestników, a po imprezie konstrukcję trzeba szybko zdemontować.

W takich sytuacjach dużą rolę odgrywa liczba elementów oraz sposób ich łączenia. Namioty ekspresowe są projektowane właśnie z myślą o szybkim rozkładaniu i mobilnym wykorzystaniu. Materiały VITABRI wskazują szybkość montażu jako jedną z podstawowych cech tego rodzaju konstrukcji, wykorzystywanych m.in. podczas eventów, targów i akcji promocyjnych.

Klasyczne stoisko może być równie sprawne w obsłudze, jeśli składa się jedynie z lady i kilku lekkich systemów wystawienniczych. Sytuacja zmienia się przy bardziej rozbudowanej zabudowie, której poszczególne elementy trzeba skręcać, poziomować i odpowiednio ustawiać.

Widoczność marki na dużym wydarzeniu

Na festiwalu, zawodach sportowych czy miejskim pikniku uczestnik często widzi jednocześnie kilkanaście albo kilkadziesiąt stanowisk. Projekt musi więc działać również z większej odległości.

Namiot daje pod tym względem dodatkową powierzchnię komunikacji. Logo, kolory firmowe lub grafiki mogą znaleźć się nie tylko na wyposażeniu wewnętrznym, ale także na dachu i ścianach konstrukcji. Dzięki temu stoisko jest widoczne ponad głowami uczestników i łatwiejsze do odnalezienia w rozległej strefie wydarzenia.

Nie oznacza to jednak, że namiot powinien zostać potraktowany jak wielki baner. Najlepszy efekt zwykle daje spójność: podobna kolorystyka poszycia, lady, flag czy ścianek oraz czytelne oznaczenie marki zamiast wypełniania każdej powierzchni komunikatami.

Producentem rozwiązań tego typu jest m.in. VITABRI, którego oferta obejmuje namioty eventowe i reklamowe, a także systemy wystawiennicze, wyposażenie oraz możliwość personalizacji poszycia. Pozwala to potraktować namiot jako bazę kompletnego stanowiska, a nie wyłącznie ochronę przed pogodą.

Kiedy lepsze będzie klasyczne stoisko?

Klasyczna zabudowa ma sens przede wszystkim wtedy, gdy event odbywa się pod dachem, w zadaszonej strefie albo organizator zapewnia wspólną ochronę przed pogodą. Jest również dobrym rozwiązaniem dla marek, którym zależy na bardzo otwartej ekspozycji i swobodnym przepływie uczestników z kilku stron.

Może sprawdzić się także podczas krótkich akcji promocyjnych, gdy całe wyposażenie ogranicza się do lady, ścianki i kilku materiałów reklamowych. Transport niewielkiego zestawu bywa wtedy prostszy niż przewożenie dodatkowej konstrukcji.

Kiedy przewagę ma namiot eventowy?

Namiot jest szczególnie praktyczny podczas wydarzeń rzeczywiście odbywających się pod gołym niebem: festiwali, zawodów, pikników, jarmarków, targów miejskich czy imprez firmowych. Sprawdza się tam, gdzie stanowisko musi funkcjonować przez wiele godzin i jednocześnie zapewniać przestrzeń dla obsługi, produktów oraz odwiedzających.

Jest też dobrym rozwiązaniem dla firm uczestniczących regularnie w różnych wydarzeniach. Ta sama konstrukcja może zostać wykorzystana w kolejnych lokalizacjach, a wyposażenie wnętrza zmieniane zależnie od charakteru imprezy.

Ostatecznie nie zawsze trzeba wybierać pomiędzy namiotem a stoiskiem. W plenerze namiot może pełnić funkcję konstrukcyjnej bazy, natomiast lada, ścianki, flagi i pozostałe systemy wystawiennicze tworzą właściwe stoisko wewnątrz i wokół niego. W wielu przypadkach właśnie takie połączenie pozwala pogodzić ochronę przed pogodą z atrakcyjną prezentacją marki i funkcjonalnością potrzebną podczas całego wydarzenia.